バイト先でのマイナンバー提出は義務？提出方法や注意点などを解説！
- バイトをしていると、バイト先からマイナンバーの提出を求められるケースが多々あります。この記事では、マイナンバーの提出が必要な理由や義務の有無について解説します。
マイナンバーの提出が不要なケースや提出方法なども解説するので、バイト先からマイナンバーの提出を求められた際の参考にしてください。
- バイトをしていると、基本的にマイナンバーの提出が必要となります。なぜなら、税金や社会保障など、バイト先に行政手続きをしてもらう際にマイナンバーが必須となるからです。
そして、学生や短期バイト、日雇いバイトなど、雇用条件や勤務時間に関わらずマイナンバーの提出は求められます。具体的にマイナンバーが必要となる手続きは下記の通りです。
・雇用保険
・健康保険
・厚生年金保険
・労災年金
・年末調整
年末調整についての記事はこちら
- バイト先では基本的にマイナンバーが必要です。しかし、雇用側と従業員側で規定は異なります。ここからは、それぞれの詳細を解説します。
- 雇用側は取得を義務付けられている
雇用者には、従業員のマイナンバーを取得することが義務付けられています。マイナンバーを取得し、関連する書類への記載を行います。
具体的には、源泉徴収票や被保険者資格取得といった、行政への提出書類にもマイナンバーの記載が必要です。しかし、従業員の同意なしに強制的に取得することはできません。
- 従業員側は提出する義務はない
雇用側にマイナンバーの取得義務があるため、従業員はマイナンバーの提出を求められます。しかし、従業員側にマイナンバーを提出する義務はありません。
そして、提出しないことに関する罰則規定は存在しません。そのため、未提出のせいで雇用側に不利益が発生したとしても、それを理由に解雇されることはありません。
- 従業員はマイナンバーを提出する義務はありませんが、提出しなかった場合はさまざまな懸念が発生します。具体的な懸念点について、詳しく見ていきましょう。
- 手続きや確認が煩雑になる
マイナンバーを提出しなかった場合の懸念点として挙げられるのが、各種手続きや確認が煩雑になることです。
例えば、健康保険・厚生年金保険などはマイナンバーを提出していると、氏名変更届や住所変更届の届出を省略できます。しかし、マイナンバーを提出していない状態だと、氏名変更や住所変更の度に手続きが必要になり、雇用側・従業員側双方の手間が増えてしまいます。
- 業務の妨げになる
バイト先における業務の妨げになることも、マイナンバーを提出しなかった場合の懸念点です。マイナンバーの提出を拒否した場合でも、企業は継続的に提出を促してきます。なぜなら、企業による義務違反ではないことを証明できるように、提出を求めた記録を残すためです。
結果として、何度も提出に関するやり取りが発生してしまいます。これは、企業と従業員の双方にとって、業務の妨げになるため避けるべきです。
- バイトをしていても、マイナンバーの提出が不要なケースもあります。具体的には、外国に在住している状態で、一時的に日本にやって来てバイトをしている場合です。
2015年の10月5日時点で国外に在住かつ、現在に至るまで海外で勤務していると、マイナンバー自体が付与されていません。この場合は、マイナンバーを別途で作成する必要はなく、未提出が許されます。
- マイナンバーを提出する方法は複数あります。具体的な手段と、それぞれの詳細は下記の通りです。
- マイナンバーカード
マイナンバーの提出方法として、マインバーカードの提示が挙げられます。マイナンバーカードとは、12桁のマイナンバーが記載されている顔写真付きのカードのことです。
なお、マイナンバーカードを直接提出するのではなく、コピーしたものを提出しても問題ありません。表面と裏面で記載内容が異なりますが、どちらも必要なので片面を提出し忘れないように注意しましょう。
- 住民票と身分証明書
住民票と身分証明書のセットも、マイナンバーの提出方法の1つです。住民票はマイナンバーが記載されたバージョンである必要があります。マイナンバーが記載されたバージョンは、住民票の写しを取得する際に選ぶことが可能です。
身分証明書がセットで必要な理由は、住民票の写しだけでは本人確認ができないためです。なお、身分証明書は運転免許証のように顔写真付きのものが求められます。
- 通知カード
マイナンバーの提出方法として挙げられるのが、通知カードです。通知カードとは、2015年10月以降に住民票を持つ人に発行されたカードです。
通知カードは、2020年5月に廃止されて新規発行は不可能になりました。しかし、すでに持っている通知カードの記載内容に、変更点がない場合に限り利用できます。
- マイナンバーは重要な個人情報なので、適切な取り扱いが必要です。ここからは、具体的な注意点とそれぞれの詳細を解説します。
- 行政の提出書類のみに使う
企業が取得したマイナンバーは、取り扱いに制限が設けられています。使うことができるのは、行政へ提出する書類に、マイナンバーの記載が必須となる箇所がある場合だけです。
その他の使い方については、法律で認められていません。そのため、もし上記の用途以外で使った場合は、罰則が与えられかねません。
- ＜就業状況や副業が外部に流出する可能性は低い＞
従業員側としては、提出したマイナンバーが流出して第三者に取得されることが懸念されます。しかし、上記にある通り、行政に提出する書類以外への利用が法律で禁止されています。
そのため、第三者に情報が漏れることはなく、就業状況や副業の有無が外部に発覚する可能性は低いでしょう。
- 不当な理由での使用は罰せられる
企業がマイナンバーを不当な理由で使用すると、罰則が与えられます。具体的には、法律違反として4年以下の懲役か200万円以下の罰金、またはその両方が科せられます。
また、定期的にマイナンバーを利用する予定がない場合は、利用後に情報を保存することも不可能です。
- 強制的に取得することは不可能
企業は従業員のマイナンバーを取得する義務があります。しかし、従業員の同意なしにマイナンバーを取得することは不可能です。
提出しないことに対する罰則を与えるのも不可能であり、基本的には提出するように促すしかありません。マイナンバーが必要な場面においては、提出を促している旨などを説明して、マイナンバーを取得できていないことを承諾してもらいます。
- マイナンバーが不明な場合でも、適切に対処すればマイナンバーを把握可能です。具体的な方法と、それぞれの手順は以下の通りです。
- 各種カードや住民票を確認する
マイナンバーが不明な場合、各種カードや住民票を確認することでナンバーを知ることが可能です。マイナンバーカードや通知カードなどには、12桁のマイナンバーが記載されているためです。しかし、情報を更新した場合は古い方のカードを参照しないように注意しましょう。
また、住民票を取得する際に、マイナンバー付きにするかどうかを選べるため、住民票でもマイナンバーを確認できます。
- マイナンバーカードを再発行する
マイナンバーカードは、自治体で再発行の手続きが可能なので、マイナンバーカードを再発行することで、マイナンバーを確認できます。ただし、手続きしてもその場では再発行されず、郵送で自宅に届くまで2週間から1か月ほどかかります。
また、マイナンバーカードを無くした場合は、第三者による悪用を防ぐため、再発行手続きよりも先に、機能停止手続きを行いましょう。
- バイト先の従業員として雇用される際、マイナンバーは多くの雇用関係書類に記載されます。バイト先には、可能な限りマイナンバーを伝えることが望ましいでしょう。
バイト先におけるマイナンバーの扱いが分かっていると、実際にバイトを始めたときも安心して対応できます。これからバイトを探す方におすすめしたいのが、シフトワークスです。
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