パートの不採用メールへの返信例文5選｜返信する判断基準・注意点も解説
- パートに応募した結果、残念ながら不採用の旨を伝えるメールが届くこともあります。ビジネスメールのマナーとして、不採用メールに返信すべきか迷っている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、不採用メールに返信した方がよいケースや、注意点などを解説します。返信の具体例も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
- パートの不採用メールに対して返信が不要な理由
不採用メールに対して、返信が必ずしも必要でない理由は、主に2つあります。まず、採用担当者が返信を確認しない可能性が高いことです。多くの採用担当者は多忙なため、優先度の低いメールは見過ごす傾向があります。
次に、不採用メールの主な目的が、「不採用が決定したという結果の通知」であることも、返信が必要でない理由です。メールを送信した採用担当者は、通常、応募者からの返信を期待していません。
- 不採用メールに対して、基本的に返信する必要はありません。ただし、状況によっては返信した方がよい場合もあるため、ケースバイケースで判断しましょう。以下に、不採用メールに返信が必要なケースを解説します。後ほど、各ケースにおける例文も紹介するため、返信すべきかの判断や不採用メールの返信作成に、ぜひ役立ててください。
- ケース1.感謝の気持ちを伝えたいとき
採用担当者に感謝の気持ちを伝えたいときは、メールでお礼と素直な気持ちを伝えましょう。面接などの選考過程で、採用担当者から特別な配慮や助言を受けた人もいるかもしれません。最終的に不採用という結果でも、感謝の気持ちを表すことは、良好な対人関係を築くうえで自然な振る舞いといえます。
- ケース2.フィードバックが書いてあったとき
テンプレートではなく、個別の内容が記載された不採用メールを受け取った場合も、返信をおすすめします。通常、不採用メールにフィードバックを含める義務はありません。そのため、フィードバックが含まれている場合は、採用担当者の好意によるものと考えられます。多忙な業務のなかで、時間を割いてメッセージを送ってくれたことに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。
- ケース3.紹介を受けて応募したとき
紹介者とパート先には何らかのつながりがあるため、紹介者に配慮を行ううえでも返信することが望ましいでしょう。その際、「ご期待に応えられず、誠に申し訳ございません」などの一文を添えると、より丁寧な印象になります。
返信後は、紹介者に不採用の結果を報告しましょう。パート先から、直接紹介者に連絡が行っている可能性もありますが、応募者本人からも連絡を入れた方が、紹介者に対して誠意を示せます。
- ケース4.前進するために気持ちを切り替えたいとき
不採用メールに返信する過程で、パート先への思いに区切りを付けられる場合があります。残念な気持ちを抱きつつも、次のステップに進みたい場合は、自分の気持ちを整理して返信内容を慎重に考えましょう。また、まれではありますが、丁寧な返信がきっかけとなり、将来的に採用のチャンスにつながる可能性もあります。
- ケース5.次の機会があったらまた応募したいとき
前述したように、不採用メールに返信すると、思わぬ採用のチャンスにつながる場合があります。不採用メールに対しては返信しない人が多いため、返信することによって他の不採用者との差別化を図れるためです。例えば、辞退者が出た場合、不採用者のなかから人材を再度選ぶ場合があります。
- パートの不採用メールに返信するポイントを解説します。丁寧で誠実な印象を与えるために、意識してみてください。
- 1.件名はそのままにする
採用担当者が効率的にメールを確認できるように、件名を変えずに返信してください。そのまま返信すると、自動的に件名の前に「Re:」が付きます。「Re:」があると、採用担当者も返信メールだと一目で判断することが可能です。また、元の件名がそのままであれば、内容も推測しやすくなります。
- 2.部署名・担当者名を書く
宛名に担当者名を記載せずにメールを送ると、採用担当者本人に読まれない可能性が高まります。仮に、採用担当者の名前が分からなければ、「採用担当者様」という宛名を使用するとよいでしょう。
- 3.挨拶の言葉を書く
簡潔に自己紹介をした後、「お世話になっております。」などと挨拶を入れましょう。このような冒頭の挨拶は、不採用メールへの返信に限らず、ビジネスメールにおける一般的なマナーです。
- 4.気持ちを書く
採用過程でお世話になったことに対するお礼の気持ちを述べた後で、伝えたい内容を書きましょう。具体的なエピソードを記載しても構いませんが、長文になりすぎないよう、できるだけ簡潔にまとめてください。気持ちを伝える文章例は、後述します。
- 5.結びの言葉を書く
メールの結びには、今後の前向きな姿勢を示す内容を添えるとよいでしょう。独自の表現が思いつかない場合は、「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった、定型句を使用しても構いません。
- 6.署名を書く
メールの署名機能を活用して、氏名、連絡先、所属などの情報を記載します。署名機能を使うと、情報を見やすく簡潔にまとめられるだけではなく、毎回手動で入力する手間も省けます。
- 以下では、パートの不採用メールに対する返信の例文を、ケース別に紹介します。
- 例文1.感謝の気持ちを伝えたいとき
感謝の気持ちを伝えたいときの例文は、以下のとおりです。
「面接の際、職場環境や業務内容について丁寧にご説明いただき、誠にありがとうございました。残念ながら今回は採用に至りませんでしたが、お話を伺ったことから、飲食業界で働きたい気持ちがさらに高まりました。今回の経験を糧に、前向きに挑戦していきたいと思います」
多忙な採用担当者に配慮し、具体的なエピソードを記載しつつも簡潔にまとめてください。
- 例文2.フィードバックが書いてあったとき
フィードバックが書いてあったときの例文は、以下のとおりです。
「お忙しいなか、選考結果をご連絡いただき、ありがとうございます。貴重なフィードバックにも非常に感謝しております。改善点については、今後の自己成長に向けて真摯に受け止める所存です。また、ポジティブな部分も添えていただき嬉しく思いました。◯◯様のフィードバックを励みに、この業界で働けるように努力を続けます」
フィードバックに深く感謝する気持ちと、今後どのように活動していくかを盛り込みましょう。
- 例文3.紹介を受けて応募したとき
紹介を受けて応募したときの例文は、以下のとおりです。
「貴重な時間を割いて面接していただき、ありがとうございます。△△様からのご紹介にもかかわらず、お力になれず申し訳ありませんでした。今回の経験を糧に、さらなる自己研鑽に励む所存です。採用を担当していただいた◯◯様のお心遣いに、心より感謝しております。可能でしたら、私からの謝意を△△様にお伝えいただけますと幸いです。」
紹介を受けた旨を明記して関係性を伝えつつ、紹介者に対する感謝の気持ちも伝えましょう。
- 例文4.前進するために気持ちを切り替えたいとき
気持ちに踏ん切りをつけ、前進するために気持ちを切り替えたいときの例文は、以下のとおりです。
「面接の機会を設けていただき、ありがとうございました。この店舗で働けたらと期待していましたが、残念ながら叶いませんでした。しかし、面接を通じて業界への理解が深まり、新たな目標を見出すことができました。この経験を糧に、さらなる成長を目指してまいります」
選考を通じて得た気付きや感謝の気持ちを伝え、前向きに締めくくりましょう。
- 例文5.次の機会があったらまた応募したいとき
次の機会があったらまた応募したいときの例文は、以下のとおりです。
「面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。先日の面接時に拝見した、気持ちよく働くスタッフの方々の姿が非常に印象的でした。今回は採用には至りませんでしたが、この経験を活かして自己研鑽に励み、スキルアップに努めてまいります。もし今後、再び募集の機会がございましたら、ぜひ再度チャレンジしたいと考えております」
一方的な思いや重い表現が入り込まないように注意しつつ、パート先について魅力を感じている部分を伝えましょう。
- 以下では、パートの不採用メールに返信する際の注意点を解説します。採用担当者の立場を考慮し、適切かつ礼儀正しい対応を心がけましょう。
- 不採用に対する不満を書かない
不採用に対する不満を伝えると、悪印象を与える可能性があります。前述のとおり、辞退者が出た場合は、後日繰り上げ採用の機会が生じる場合もあります。不採用と決まった後でも、丁寧で誠実な態度を維持し、前向きな印象を残すよう心がけましょう。
- 不採用になった理由やフィードバックを求めない
自身の成長のために、不採用の理由を知りたいと思うのは自然ですが、不採用メールへの返信で、フィードバックを求めることは避けましょう。
不採用の具体的理由を開示しない方針のパート先もあります。また、複数の採用担当者が関わっている場合は、個別に尋ねても適切な回答を得られない可能性が高く、相手を困らせる結果になりかねません。
- メール以外の手段で連絡しない
メールでの返信が主流となっている近年では、手紙や電話での対応は適切でない場合があります。手紙や電話だと、採用担当者が見過ごしたり適切に対応できなかったりする可能性があり、行き違いの原因となりかねません。また、手紙を書いても特別丁寧だと思われるわけではないと、認識しておきましょう。
- メールで誤字脱字をしない
ビジネスメールでは、誤字脱字は印象を大きく損なう可能性があります。特に重要なのは、採用担当者の所属や名前の正確な記載です。受け取った不採用メールから直接コピーして貼り付けると、ミスを防げます。送信前には必ず全体を見直し、誤りがないか細心の注意を払いましょう。
- パートの不採用メールには、基本的に返信する必要はありません。ただし、状況によっては返信を検討してみてください。メールを返信する際は、採用担当者の立場を考えつつ、前向きで丁寧な印象が伝わるように心がけることが大切です。本記事で紹介した例文を参考に、気持ちが伝わるメッセージを考えてみましょう。
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