バイトのシフト変更を申し出る方法とは？伝え方のポイントを解説します
- バイトのシフトは、あらかじめ決められているケースがほとんどですが、変更が必要になる場合もあります。やむをえず、シフトの変更を希望する場合は、早めの連絡が必要です。
この記事では、バイトのシフトを変更したい場合の連絡について、伝え方のポイントや例文などを解説します。
- バイトでシフトが決まっている場合、後からシフトの変更は可能なのでしょうか。ここからは、どのような場面であれば変更可能なのかについて解説します。
- バイトのシフト変更はやむをえない場合に依頼する
バイトをしていれば、どうしてもシフトを変更してもらいたい場面もあるでしょう。シフトが決まった後でも、シフト変更に応じてくれる職場も多くあります。しかし、バイトのシフトは、あらかじめ職場の状況や必要な人員数に合わせて決められているため、急な変更は迷惑をかける可能性があります。
そのため、バイトのシフト変更はやむをえない事情がある場合だけにするのがマナーです。あまり気軽にシフト変更をお願いし過ぎると、信用を失いかねません。
- シフト変更はできるだけ早めに伝える
バイト先によっては、シフト変更の期日などが決められている職場もあります。また、職場の状況によっては、変更が難しい場合もあるでしょう。
そのため、シフトの変更を希望する場合は、できる限り早く申し出てください。言い出しづらい、忙しいなどの理由で引き延ばしてしまうと、かえって職場に迷惑がかかります。
- バイトのシフト変更を希望する際に多い理由には、以下のようなものが挙げられます。
- ケガや病気などの体調不良
万が一、ケガや病気などによって体調不良になってしまった場合は、出勤が難しくなってしまいます。体調不良によるシフト変更を申し出る際には、どんな状態なのかを伝え、理解してもらう必要があります。もし、インフルエンザなどで診断書が必要な場合は、用意しておきましょう。
また、どのくらいで回復しそうなのかも伝えておくと、シフト調整がしやすくなります。
- 学校やプライベートの用事
学生の場合は、学校行事や課外授業などによってシフト変更が必要になるケースもあります。年間行事などあらかじめ確認できる行事は、シフト提出の際に確認しておきましょう。
また、家族や友人との旅行や用事などでシフトを変更したいケースもあります。プライベートな予定は、できるだけシフトが入っている日を避けて立てるべきですが、身内の不幸や家族の体調など緊急の用事の場合もあります。
- 他の従業員からの頼み
バイト先の他の従業員から頼まれてシフトを交代する場合もあります。この場合、お互いのシフトを入れ替えるだけなので、バイトの人数に変更はないですが、業務の割り振りなどで迷惑をかけるかもしれません。
交代を承諾する場合、早めに責任者に変更を伝えるようにしましょう。
- バイト先にシフト変更を申し出る場合、以下のポイントに気をつけておくのも大事です。
- シフト変更の規則を確認する
シフト変更に関して、バイト先によってはルールが決められているケースもあります。シフト変更を申し出る前に、職場の規則を一度確認しておきましょう。
シフト変更ができる期間や連絡方法などが決まっていた場合は、ルールに従って申請が必要です。
- シフト変更の記録を残す
バイト先にシフト変更を申し出たら、その記録を残しておきましょう。他の従業員に変更の状況を伝える際にも、記録があれば事情を説明できます。
言った言わないなどのトラブルに発展しないように、変更後のシフト表をもらっておいたり、メッセージを残しておいたりするとよいでしょう。
- 丁寧な伝え方を心がける
どんな理由であれ、シフトを変更すれば多少なりとも職場に影響を与えます。そのため、シフト変更を申し出る際は、丁寧な伝え方を心がけてください。
感謝の気持ちはもちろん、人員補充などで手間をかける場合は謝罪も大切です。代わりの従業員がシフトに入ってくれたり、代わってくれたりした場合は、必ずお礼を伝えましょう。
- 理由をはっきりと述べる
シフト変更の申し出では、理由をはっきり伝えるのも大事です。やむをえない理由をしっかり説明すれば、職場や他の従業員から理解が得られやすくなります。
伝え方が曖昧だと、仮病や嘘を疑われてしまう可能性があるため、できるだけ濁さず具体的に伝えましょう。
- シフト変更を申し出る方法は、バイト先によっても異なりますが、基本的には以下の3つの方法があります。伝えるときの例文も一緒に紹介するので、参考にしてください。
- 直接口頭で伝える方法
シフト変更したい日まで余裕があり、出勤日が近い場合は、直接管理者に伝える方法が確実です。口頭で伝えられれば、事情も説明しやすくなります。
直接伝える場合、忙しくないタイミングを見計らうのも大事です。早めに伝えるべきですが、業務中などのタイミングでは、迷惑をかけてしまいます。「シフトの件で、お時間いただけますか？」「今お時間よろしいですか？」など、相手を気遣いながら丁寧に切り出しましょう。
また、口頭だけではなく、シフト変更の内容をメモで残しておくと安心です。管理者に渡す用のメモも用意しておくと、認識の違いを防げます。
- ＜口頭で伝える際の例文＞
学校行事が重なってしまった場合を例に、口頭でシフト変更をお願いする場合の例文を紹介します。
- 電話で伝える方法
しばらくバイト先に行く予定がなく、早く伝えたい場合は、電話で申し出る方法があります。電話する場合は、営業中の忙しい時間帯を避け、電話に出やすい時間帯にかけるようにしましょう。
電話だけでは、変更連絡の記録が取れないので、追ってメールなどで詳細を送っておくのもポイントです。「後ほどメールでも送っておきます。」などと伝えておくとよいでしょう。
- ＜電話で伝える際の例文＞
家庭の事情でシフト変更を申し出る場合を例に、電話で伝える際の例文を紹介します。
- メールやメッセージで伝える方法
バイト先の連絡方法として、メールや連絡ツールなどを活用している場合は、シフト変更の申し出にも利用できます。シフト変更のメッセージであると分かるように、簡潔にまとめるのがポイントです。
簡単な挨拶とシフトの変更内容、謝罪をメッセージに入れましょう。メールで送る場合は、併せて電話での連絡もしておくと、確認遅れなどを防げます。
- ＜メッセージで伝える際の例文＞
体調不良でシフト変更を申し出る場合を例に、メールなどで伝える際の例文を紹介します。
- やむをえない理由でのシフト変更であっても、なかなか応じてもらえない場合もあります。その際には、以下の2つのポイントを抑えておくと、変更してもらいやすくなるでしょう。
- 代わりの人や日程を提案する
人員が不足している職場だと、変更に応じてもらいにくくなります。そのため、シフト変更してもらいたい際には、代わりの人を確保しておいたり、代わりに出勤できる日を提案したりすると、シフト変更の承諾を得られやすくなります。
減った分の人員を補填する手間をなくし、他の日の人員不足の解消に協力すれば、シフト管理者に誠意が伝わるでしょう。
- 普段から同僚と信頼関係を築く
普段から、バイト先の同僚と信頼関係を築いておくのも大事です。働く姿勢や態度によって信頼が得られていれば、シフト変更にも快く承諾してもらえるでしょう。
また、自分がシフトを代わってほしいと頼まれた際に、できるだけ引き受けるようにしておけば、自分が交代してほしいときにお願いしやすくなります。
- バイト先に希望を伝えてシフトを組んでもらっていたとしても、急に変更が必要になることはめずらしくありません。そのような場合は、早めにバイト先に連絡し、変更してもらいましょう。
ただし、シフト変更は職場や他の従業員にも迷惑がかかるため、できるだけ影響が出ないように代わりの人を探すなどの努力も必要です。シフト変更を承諾してもらったら、しっかりお礼と謝罪を伝えておきましょう。
そして、あまりにもシフト変更が続くようであれば、より自分に合ったシフトで働けるバイト先に転職するのも手です。シフトワークスでは、自分の希望に合ったシフトや時間帯などから求人が探せます。
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