バイト履歴書は封筒に入れるべき？手渡し・郵送時のマナーも解説
- バイトの面接の際は、履歴書を提出することが一般的です。求人情報に、履歴書不要と書かれていなければ、必ず準備しましょう。また、準備したバイト履歴書を、封筒に入れるべきかで迷う人も少なくありません。本記事では、バイト履歴書を封筒にいれるべきかなどについて解説します。封筒の書き方や渡し方、郵送時の注意点なども解説するため参考にしてください。
- バイトの履歴書は、封筒に入れるのがマナーです。手渡しの場合でも、汚れを防ぐために履歴書は封筒に入れましょう。もし、提出した履歴書が汚れていたり、折れていたりするとマナーがない人と判断されるかもしれません。
また、汚れていたり、折れたりした履歴書そのものがマナー違反であるため、そのような履歴書なら書き直して、きれいな状態の履歴書を封筒に入れましょう。ただし、手渡しの場合は、封をする必要はありません。
- 封筒の表面の書き方
封筒の表面には、左下に「履歴書在中」か「応募書類在中」と赤字で記入し、文字全体を四角い枠で囲みます。履歴書だけなら履歴書在中を使いましょう。履歴書以外に、職務経歴書や企業が指定する書類を同封するなら、応募書類在中と記載します。記載する際には、水性のボールペンやマジックの使用は避けましょう。
水性のボールペンは少しの水分で文字が滲むかもしれません。マジックは、文字が太くなりすぎたり、封筒の裏面に滲んだりする可能性があります。「履歴書在中」や「応募書類在中」のスタンプが販売されているため、使用すると見栄えもよくなるでしょう。
- 封筒の裏面の書き方
封筒の裏面には、自分の住所や郵便番号、氏名を記入します。封筒の左下に、丁寧に記入することを心がけましょう。これは、企業の採用担当者が、誰の履歴書なのかを判別しやすくするためです。郵送せず、手渡しする場合でも、忘れずに記入し、左上に履歴書を提出した日付を記載します。これにより、採用担当者により丁寧な印象を与えられるでしょう。
- バイト履歴書を入れる封筒は、「角形A4号」か「角形2号」が一般的でおすすめです。この封筒なら、履歴書を曲げずに提出したり、郵送したりできます。また、色は白色を選ぶようにしましょう。封筒は、白色と茶色が一般的ですが、茶色の封筒は、企業内で事務作業用に使われているため避けるほうが賢明です。白色の封筒でも、紙質が薄くて、中身が透けやすいものは避けましょう。厚めの紙質で、中身が透けない封筒であれば安心して提出できます。
- 面接時に、面接官にバイト履歴書を手渡す際には、シーンに応じた渡し方があるため、ここで解説します。
- 面接官に直接バイト履歴書を渡す場合
面接官に、バイト履歴書を直接手渡し場合は、クリアファイルに入った履歴書を封筒から出しましょう。クリアファイルからも履歴書を出し、封筒の上にクリアファイルを重ねて、その上に履歴書を乗せます。面接官が読みやすい方向を確認して、両手で手渡すのがマナーです。手渡す際には、次のような一言を添えましょう。
「はじめまして」や「こんにちは」などの挨拶をし、氏名を名乗ります。面接の機会を得たことへの感謝を述べて、「よろしくお願いいたします」と締めて手渡すと印象がよくなります。
- 後から入室した面接官にバイト履歴書を渡す場合
面接官は、待機しているとは限りません。後から入室するケースもあり、その面接官に履歴書を手渡ししなければならない場面もあります。入室して、面接官がいない場合は、いつでも履歴書を渡せるよう、前述したように準備しておきましょう。
準備した封筒やクリアファイル、履歴書は、机の上に置いても問題はありません。面接官が入室したら、まずは挨拶して氏名を名乗り、面接の機会を得たことへの感謝の言葉を述べます。指示を受けたら、履歴書などの書類を両手で手渡すのがマナーです。
- 面接の受付でバイト履歴書を渡す場合
応募者が多い場合や集団面接が行われる場合は、面接会場の受付でバイトの履歴書を手渡すケースもあります。その場合は、封筒から履歴書を出さずに、そのまま手渡ししましょう。
このようなケースでも、封筒の裏書きが活きてきます。なぜなら、受付担当者が誰の履歴書かを明確にできるからです。バイトの履歴書を提出するにあたって、受付担当者であっても面接官と同じような対応をしなければなりません。受付担当者が、マナーをチェックしている場合もあるため、注意しましょう。
封筒に入れたバイト履歴書を郵送する際のマナーと注意点
- バイトの履歴書を郵送する際には、マナーや注意点があります。ここでは、封筒の閉じ方や切手に関して解説します。
- 封筒の閉じ方
履歴書を封筒に入れることは、先に述べたとおりですが、郵送する場合はのりで封をしなければなりません。また、閉じた場所には、「〆」や「締」、「封」などを記載します。大事な書類が、開封されていないことを示すマークなので、忘れずに記載しましょう。
- 封筒に貼る切手
郵送する場合は、必ず切手を貼らなければなりません。封筒を含めた書類全体の重さによって、料金が異なるため正しい金額の切手を貼るように留意しましょう。万全を期すのであれば、郵便局の窓口で差し出して、請求された料金を支払います。そうすれば、金額の間違いがなく、確実に相手先に届くはずです。
自分で重量を量って、切手を貼る際には、切手の種類に注意しましょう。キャラクターものの切手や、弔事用、慶事用などは避けて、無難な切手を貼ることをおすすめします。
- バイトの履歴書を封筒にいれる際にも、マナーや注意点があります。ここでは、宛名や書類を入れる順番などを解説します。
- 宛名の記載や添え状は必要ない
郵送する場合は、宛名が不可欠です。手渡しする場合は宛名を書く必要はありません。前述したように、「履歴書在中」や「応募書類在中」と記しましょう。また、手渡しする場合は、添え状も不要です。
添え状は、送付状やカバーレターなどともいわれ、履歴書や職務経歴書などを郵送する際に、同封する書類です。郵送する場合には、添え状も封筒に入れておきましょう。添え状の目的は、あいさつ状や表書き、補足などです。
- 書類を封筒に入れる際は順番に気を付ける
郵送や手渡しに共通する注意事項に、書類を封筒に入れる順番があります。一般的には、履歴書が最前面で、次に職務経歴書、その他書類の順番です。郵送する場合で、添え状を入れるのであれば、それが最前面となります。
書類の順番が揃っていると、採用担当者などによい印象を与えられるでしょう。また、書類の枚数が多い場合は、クリップで留めるなど、相手が見やすくて扱いやすい工夫が大事です。
- 履歴書を折る際は2つ折りにして封筒に入れる
履歴書は、折らずに提出したり、郵送したりするようにしましょう。折った履歴書と、折っていない履歴書では、折れていない履歴書の方がよい印象を与えます。どうしても折る必要がある場合でも、2つ折りまでにとどめるように心がけましょう。
履歴書のセットを購入すれば、長形の封筒が入っているかもしれません。しかし、その封筒に入れるためには、4つ以上に折らなければなりません。4つ以上に折った履歴書は、広げにくく読みにくいため、印象が悪くなるおそれがあります。
- バイト履歴書や封筒は、保管に際のポイントがあります。ここでは、シーンごとの保管のポイントを解説します。
- 履歴書のコピーを残しておく
履歴書や職務経歴書を作成したら、コピーを残すようにしましょう。コピーがあれば、面接前の空き時間に確認がしやすくなります。確認のためだけに、原本を封筒やクリアファイルから出すのは手間であり、汚れたり破損したりするかもしれません。コピーなら、汚れても破損しても問題はないでしょう。
また、コピーを保管していれば、次の応募で必要な履歴書や職務経歴書を作成する際に役立ちます。学歴や職歴などの記載もスムーズに進み、最終的な確認もしやすくなるのでおすすめです。
- 履歴書は封筒に入れてクリアファイルにしまっておく
面接のためにバイト履歴書を持ち運ぶ際には、クリアファイルに入れておきましょう。持ち運ぶ際に封筒の四隅が折れたり、汚れが付いたりするかもしれません。
封筒ごとクリアファイルに入れれば、持ち運ぶ際に折れる可能性も軽減できるため安心です。角2号の封筒を準備した場合は、A4サイズのクリアファイルを使って、上下から二重にして挟むとよいでしょう。
- 封筒は取り出しやすい場所に保管しておく
面接会場までへ向かう際には、履歴書をかばんに入れて移動します。クリアファイルに入れているからといっても、かばんの奥に入れるのは危険です。他の書類やタブレットなどの重みで、クリアファイルが破損する可能性があります。
また、面接官などに手渡す際にも手間取るため、取り出しやすくて破損しにくい場所で保管しましょう。サイドポケットやかばんの中央付近の仕切りなど、取り出しやすい位置に保管すれば、スムーズに提出できます。
- バイトの履歴書や職務経歴書は、クリアファイルに入れて封筒に入れるのがビジネスマナーです。宛名は、郵送時のみ記載し、手渡しする際には必要ありません。また、表面の左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」を赤で記載し、四角く囲みましょう。封筒は、角形A4号か角形2号がおすすめです。バイト履歴書だけでも、ビジネスマナーがあるかどうかの指標となるため、丁寧に作成しマナーを守って提出しましょう。
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