バイト先に住民票の提出は必要?提出する理由や提出方法、発行場所などを徹底解説

  • バイトに応募し採用されると、住民票の提出を求められる場合があります。住民票は、自治体から発行してもらう公的な書類ですが、取り慣れていない人も多く、バイトで提出を求められると困惑してしまう人もいるでしょう。

    この記事では、バイトで住民票が必要になる理由や住民票の提出方法、取得方法について解説します。ぜひ、参考にしてください。

バイトでは必ず住民票の提出が必要になる?

  • 住民票は、どのバイト先でも必須な書類ではありません。しかし、バイト先から提出を求められた場合は、必ず提出が必要です。

    通学のための一時的な1人暮らしなどでは、住民票を移さなくても問題ないとされているため、実家から住民票を移していないというケースもあるでしょう。その場合でも、バイト先から住民票が必要と言われた場合は、実家のある自治体から住民票を取得して提出しなければなりません。

    「学生のため実家から移していない」旨をバイト先に伝えておけば、実家の住民票でも問題ないでしょう。

なぜバイトで住民票の提出が必要なのか

  • 住民票は、バイトで必須の書類ではないものの、提出を求められた場合には応じなければなりません。ここからは、その理由について解説します。
  • 履歴書の内容を証明するため
    履歴書の内容は基本的に自己申告となるので、嘘の情報が書かれていてもバイト先では確認できません。名前や現住所、年齢などが虚偽の申告であった場合、そのまま雇用してしまうとトラブルに発展する可能性があります。

    【トラブルの例】
    ・住所が偽装されており、連絡が取れなくなってしまった
    ・年齢を偽っており、深夜バイトに未成年を雇用してしまった

    このようなトラブルを防ぐためにも、バイト先によっては、履歴書の内容が真実かどうかを確かめるために、住民票の提出を求めるところもあります。住民票は、自治体が管理している情報なので、偽りようがない信頼できる書類です。
  • 18歳未満の雇用では義務付けられているため
    労働基準法では、18歳未満を雇用する場合、年齢確認のために戸籍証明書を事業所で保管するよう定められています。そのため、18歳未満も雇用しているバイト先では、戸籍証明書の一種である住民票の提出が求められます。

    18歳未満でバイトに採用された場合、住民票の提出は必須になるので、あらかじめ準備しておきましょう。

「住民票」と「住民票の写し」は何が違う?

  • 住民票とは、住民基本台帳に記載された個人情報のを指しており、本人や家族が取得できるのはその写しで、「住民票の写し」と呼ばれています。

    バイトで「住民票」を提出するよう求められた場合には、実際に提出するのは「住民票の写し」となるので注意しましょう。

バイトでは「住民票の写し」か「住民票記載事項証明書」を提出する

  • バイトで身分証明のために住民票の提出を求められた場合、「住民票の写し」または「記載事項証明書」のどちらかを提出します。住民票の写しは前述したとおり、自治体から任意の方法で取得できる住民基本台帳の写しです。

    一方、住民票記載事項証明書とは、氏名や住所、生年月日、性別などの情報が、住民票に記載されている内容と一致していると証明する書類のことを指します。どちらも身分証明となる書類として認められているため、バイト先へでの身元確認に有効です。

    バイト先によってはどちらかしか管理していないケースもあるので、どちらを提出すればいいか確認しておくとよいでしょう。

バイトで住民票を取る場合に確認しておきたいこと

  • バイト先に提出するための住民票を取得する際には、以下の点を確認しておきましょう。
  • 住民票で必要な項目はどれか
    住民基本台帳は、さまざまな個人情報が記載されている重要な公簿です。そのため、不要な情報を記載しないように、住民票の写しを取得する際には任意で記載内容を選択できるようになっています。

    バイト先に提出する場合も、全ての個人情報が必要というケースはあまりありません。自分の個人情報を守るためにも、あらかじめどの項目が必要なのかバイト先に確認しておき、必要な情報だけを記載した住民票の写しを提出するようにしましょう。
  • 指定の用紙があるかどうか
    住民票記載事項証明書で身元を証明する場合は、バイト先によって指定の用紙が用意されているケースがあるので注意が必要です。住民票記載事項証明書を取得する前に、指定の用紙に個人情報を記載して準備しておかなければならないので、前もって確認しておきましょう。

    特に指定がない場合は、証明を必要とする項目を確認しておき、役所にあるフォーマットを使用して取得すれば問題ありません。

バイト先に提出するための住民票はどこで取得する?

  • 住民票の写しを取得したい場合には、いくつかの方法があります。自治体によっても異なるので、自分の住む場所で最適な方法を選びましょう。
  • 役所で発行してもらう
    住民票の写しは、区役所や市役所などの役所の窓口で発行してもらえます。発行には、本人確認ができる書類と発行手数料の支払いが必要です。

    本人確認書類と発行手数料(数百円)は自治体によって異なるので、ホームページなどで確認しておきましょう。基本的に即日発行してもらえますが、平日しか受け付けてない自治体が多いので注意が必要です。
  • コンビニで取得する
    マイナンバーカードを持っている人は、コンビニで住民票が取れる場合があります。コンビニに設置してあるマルチコピー機を操作し、住民票の写しを取得します。ただし、自治体によっては対応していないところもあるので事前に調べておく必要があります。
  • 郵送で発行してもらう
    平日に時間が取れず、マイナンバーカードも持っていないという場合は、郵送で発行してもらう方法があります。役所のホームページに「住民票の発行申請用紙」があるので、ダウンロードして内容を記載し、指定の住所に送付して返送を待ちましょう。

    書類送付の際には、申請書と一緒に本人確認書類のコピーや返送用封筒、返送用切手が必要です。必要書類は自治体によって異なる場合もあるので、指示に従って送付してください。また、一部の自治体では、スマートフォンアプリを利用して請求できるところもあります。

住民票記載事項証明書はどこで取得する?

  • 住民票記載事項証明書は、役所のみで取得可能となっている自治体がほとんどです。一部の自治体では、コンビニでも取得可能なケースもあります。

    バイト先の指定の用紙または役所に備え付けの用紙に必要事項を記載し、担当窓口に提出すれば記載事項に対する証明書が発行されます。取得時には本人確認書類と印鑑が必要となるケースが多いので、事前に確認して用意しておきましょう。

バイトで提出する住民票に関してよくある質問

  • ここからは、バイト先に住民票を提出する際の、よくある質問について解説します。
  • 住民票のコピーでもいい?
    「住民票の写し」といわれると、コピーでもいいのかと勘違いしがちですが、コピーでは証明書として認められません。自治体から取得する住民票の情報が「住民票の写し」なため、それをコピーすると「住民票の写しのコピー」になってしまいます。

    コピーだと公的書類の効力を失うため、バイト先には「住民票の写し」をそのまま提出し、コピーの提出はしないように注意しましょう。
  • 個人情報の提出に抵抗がある場合は?
    バイト先とはいえ、個人情報を提出するのに抵抗があるという場合は、住民票記載事項証明書の提出でもいいかバイト先に確認しましょう。基本的に、バイト先で確認が必要となる氏名、住所、生年月日、性別などの個人情報は住民票記載事項証明書で確認可能です。

    バイト先にとっても、個人情報を保管するというリスクがあるため、昨今では住民票記載事項証明書でもいいという企業が増えています。
  • 本籍地の記載が必要と言われたら?
    本籍地は、バイト先で必ず必要となる情報ではないため、なぜ必要なのか確認しましょう。バイト先の業態によっては本籍地の確認が必要なケースもありますが、それ以外の場合は不要なケースも多いでしょう。

    厚生労働省でも、不要な個人情報は取得しないよう注意喚起しています。本籍地の情報が差別などのトラブルにつながるケースもあるので、業務上必要でなければ、本籍地が記載されていない住民票または住民票記載事項証明書を提出しましょう。

まとめ

  • バイトの採用時には、履歴書だけでなく、住民票の提出が必要なケースも多くあります。提出を求められた場合は、必要な項目を確認したうえで、役所などで取得できる住民票の写しや住民票記載事項証明書を提出しましょう。

    昨今では、自治体によってコンビニでも取得できるようになりましたが、住民票などの公的書類の取得には手間がかかります。何度もバイトを変えてしまうと、それだけ書類を用意する負担も発生するでしょう。

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