【バイトの選考中】メールの返信マナーや注意点を徹底解説
- バイトの選考を受けていると、担当者とメールでやり取りする場面もあります。メールの返信時にはマナーを守ることが重要です。この記事では、バイトのメールに返信するうえで役立つポイントを解説します。基本的なマナーや注意点などの解説とともに例文も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
バイト先のメールを返信するときの基本的なマナーとは
- バイトに関するメールに返信する際は、基本的なマナーを守りましょう。ここでは、メールの返信のマナーについて解説します。
- メールを受け取ったら早く返信する
メールを受け取った場合、可能な限り早く返信しましょう。メールの返信は早ければ早いほど印象がよくなります。それだけでなく、必要なやり取りもスムーズに進みます。また、素早い返信を心がければ、自分にとってメリットが生じるケースも多いです。たとえば、面接の日程の希望を聞くメールが届いたなら、早く返信したほうが自分の希望も通りやすくなるでしょう。
メールを受け取った直後に返信できない状況でも、遅くても24時間以内の返信が基本です。対応を後回しにすると返信を忘れる恐れもあるため、注意しましょう。
- できれば営業時間内に返信する
バイトについてのメールに返信する時間帯は、営業時間内が望ましいです。営業時間外に返信しても、相手は内容を確認できません。営業時間外に返信すると非常識だとみなされる可能性もあるため、気をつけましょう。深夜や早朝を避けて営業時間内にメールを送信するには、送信の予約機能を活用する方法もあります。
ただし、内容によっては営業時間にかかわらず、早く返信したほうがよい場合もあります。メールの内容や自分自身の状況を考慮して適切な判断をしましょう。
- 元のメールの内容を消さない
メールの返信ボタンを押すと、元のメールの内容が残った返信用のメールが作成されます。返信の内容を打ち込む際は、元のメールの内容を消さないようにしましょう。元のメールの内容が残っていれば、どのようなやり取りをしていたか双方が把握しやすくなるからです。
件名についている「Re:」もそのままにして返信します。件名に「Re:」がついていれば、メールの件名を見ただけで返信がきたと相手が分かるからです。
- 件名・挨拶・署名を必ず入れる
メールを送るときは必ず件名を記載します。すでに触れたとおり、返信用のメールの件名についた「Re:」は消さずにそのまま送りましょう。
また、メールの返信を書くときは、本文の冒頭に簡単な自己紹介やあいさつ文を記載します。自己紹介は所属や名前を一言で伝えます。また、あいさつ文は「お世話になっております」など一般的なもので構いません。
さらに、メールの本文を記載した後は、メールの下部に署名を入れます。名前、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を記載し、自分の連絡先を相手が確認できるようにしてください。
- バイトのメールの返信は、どのように記載すればよいのでしょうか。ここでは、メールの返信の書き方と例文を紹介します。
- 日程を調整する際の返信メール
面接の日程調整のメールでは、相手から日時の打診を受けて承諾するパターンが多いです。日程調整のメールに返信する際は、確認の意味を込めて面接の具体的な日程について改めて記載しましょう。
メールの例文は、以下のとおりです。
お世話になっております。◯◯です。
面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、◯月◯日（◯）◯時に店舗へ伺います。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 決定した日程を変更したい場合の返信メール
日程が決まった後に変更が必要になった場合は、理由をメールで簡潔に伝える必要があります。また、日程変更が必要になった時点でなるべく早く連絡しましょう。メールの例文は、以下のとおりです。
お世話になっております。◯◯です。
◯月◯日（◯）◯時から面接のお時間をいただいておりますが、
◯◯の事情により、予定通りお伺いすることが難しい状況となりました。
お忙しいところ日程調整していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
恐れ入りますが、来週の午後の時間帯で日程を再度調整していただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 選考を辞退したい場合の返信メール
選考を辞退するときは、電話での連絡が基本です。ただし、次の面接まで3日以上期間が空いている場合は、メールで連絡しても構いません。メールの例文は、以下のとおりです。
お世話になっております。◯◯です。
この度、他社で採用が決定したため、貴社の選考を辞退したく存じます。
選考いただいている途中での辞退となり、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
申し訳ございません。
誠に勝手なお願いではございますが、ご理解いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
- バイトのメールを返信する際は、気をつけたいこともあります。ここでは、注意点を解説します。
- 「ら」抜き言葉は使わない
ビジネスのメールにおいては、「ら」抜き言葉を使用しないよう注意が必要です。「ら」抜き言葉とは、本来は必要な「ら」が抜けている、正しくない言葉遣いです。たとえば、「出られる」を「出れる」としたり、「見られる」を「見れる」としたりする言い回しが当てはまります。
日常生活で何気なく「ら」抜き言葉を使っている人も多いため、バイトのメールに返信する際は特に気をつけましょう。正しい言葉遣いを確認したうえで丁寧なメールを送ってください。
- 敬語の使い方に気をつける
バイトのメールを書く際は、敬語の使い方にも配慮が必要です。敬語だと思い込んでいる人が多いものの、実際には敬語ではなく失礼な言い回しにあたるパターンもあるため、注意しましょう。
たとえば、メールでよく使われる「了解です」という言い方は、敬語ではありません。本来、目上の人から目下の人に対して使う言葉です。バイトのメールで内容を理解した旨を伝える際は「承知いたしました」と記載しましょう。
- カジュアルなアドレスは避ける
バイトのためにメールでやり取りする場合、使用するメールアドレスにも気を配る必要があります。プライベートでメールを使用しており、趣味の要素を取り入れたカジュアルなアドレスにしている人もいるでしょう。内容にもよりますが、バイトのやり取りのためのアドレスとしてはふさわしくない可能性もあります。カジュアルなアドレスしかもっていないなら、バイトのために新しく作成したほうが無難です。
- 装飾は不要
バイトに関するメールにおいて、基本的に装飾は必要ありません。記号や顔文字は使用せず、ビジネスにふさわしいシンプルな文面でメールを作成しましょう。なるべく簡潔なメールになるよう意識することが大切です。
ただし、メールの内容を分かりやすくする目的なら、適宜記号を使用しても構いません。たとえば、本文と署名と区別するために記号が使われるケースもあります。その場合も記号を過度に使いすぎないよう気をつけましょう。
- 適度に改行を入れ、簡潔に読みやすくする
メールを見やすく整えるために、適宜改行を入れましょう。内容ごとに区切って改行を入れれば、メールを受け取った相手が目を通す際に理解しやすくなります。また、文章そのものも簡潔にまとめることが大切です。一文が長くなりすぎないようにしましょう。
- バイトのメールの返信については、他にもさまざまな疑問があるかもしれません。ここでは、バイトのメール返信に関するよくあるQ&Aを紹介します。
- リマインドメールの返信は必要？
リマインドメールとは、面接や書類提出など重要な予定の日時を改めて確認するために、送信されるメールです。辞退の有無の確認や、無断キャンセルの防止を目的としています。バイトに関してリマインドメールを受け取った場合、基本的には必ず返信しましょう。予定の日時を把握しており、問題なく出席や対応が可能であると伝える必要があります。
- 面接前後に問い合わせたいことがある場合は？
面接前後に質問があるなら、メールで問い合わせて構いません。たとえば、面接の服装や持ち物について確認したい場合、メールを送ると返信により回答してもらえます。ただし、相手は忙しい中で時間を割いて返信するため、メールは簡潔にまとめることが重要です。聞きたい内容が早く伝わるように記載しましょう。
- メールに気づくまでに時間がかかったら？
メールの受信に気づかなかった場合、気づいたタイミングでなるべく早く返信すべきです。その際は、返信の遅れを謝罪する一文を記載しましょう。たとえば「返信が遅くなり申し訳ございません」などと記載します。
- メール返信後に間違いに気づいた場合は？
メールに返信した後に間違いを見つけたときは、件名に【訂正】と加えたメールを送信しましょう。本文には直前に送ったメールの内容に誤りがあった事実を記載し、正しい内容を伝えます。
- 面接後にお礼のメールはすべき？
面接前にメールでやり取りしていたなら、面接を終えてからお礼のメールを送信すると、好印象を与えられる可能性があります。特に、応募者が多い場合は、お礼のメールを送ると差別化に繋がるでしょう。
- バイトのメールの返信においては、さまざまなことを意識する必要があります。ビジネスとしてふさわしい内容になるよう配慮し、簡潔で分かりやすいメールを送信しましょう。メールで印象が決まる可能性もあるため、細心の注意が必要です。
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